Pengantar Administrasi Perkantoran ~ LATIHAN MENGETIK dari blog smk damos gue

Otomatisasi Kantor / Office Automation (OA)

Otomatisasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia.

Menurut KBBI   :

1. Otomatis               : Dengan bekerja sendirinya / dengan sendirinya.
2. Pengotomatis        : Proses, cara pembuatan otomatis.
3. Mengotomatiskan : Mewujudkan segala sesuatu otomatis 

Kantor secara umum adalah tempat orang untuk bekerja. Kantor secara Etimologi adalah suatu tempat penyelenggaraan kegiatan manajemen. Misalnya : pengurus informasi (information handling.)

Otomatisasi Kantor adalah sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melauli perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.

Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal & informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan.  

  

• Office automation refers to the varied  computer machinery and software used to digitally create, collect, store, manipulate, and relay office information needed for accomplishing basic tasks. Raw data storage, electronic transfer, and the management of electronic business information comprise the basic activities of an office automation system. Office automation helps in optimizing or automating existing office procedures.

Apa saja tujuan Otomatisasi Kantor?  

1. Penggabungan dari beberapa teknologi.
2. Memperbarui proses pelaksanan pekerjaan di kantor.
3. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan.
4. Otomatisasi Kantor memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.
5.  Peningkatan komunikasi  dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Apakah manfaat Otomatisai Kantor ?

1.  Pendapatan yang lebih tinggi & penghindaran biaya
2. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
3. Pemecahan masalah kelompok/tim.
4. Cara OA berkontrisbusi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk pemecahan masalah kelompok.
5. Pelengkap bukan pengganti.
6. Suatu cara berkomunikasi bisnis, OA (Office Automation) bukan tanpa keterbatasan.

Bagaimana dampak positif Otomatisai Kantor ?

1.  Mendorong untuk belajar keterlampilan baru
2.  Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-mesin
3.  Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
4.  Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan.
5. teknoligi/elektronik, programmer dan rekayasa software.
6. Kesempatan untuk memperpendek dari kerja setiap minggu.
7. Lebih sedikit pekerjaan

Bagaimana dampak negatif dari Otomatisasi Kantor?

1. Cenderung keryawan menjadi "mechine-minders"
2. Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan separti layar, printer, dan sebagainya.
3. Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.
4. Implikasi terhadap pemberi pekerjaan.
5. Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem manual ke sistem elektronik.
6. Menimbulkan keresahan pada semantara karyawan pada tahap penerapan.
7. Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.

Jadi, otomatisasi perkantoran adalah semua sistem elektronik formal dan informal kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun luar perusahaan. 

Asal mula Otomatisasi perkantoran di awal tahun 1960-an. Ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk kegiatan devisi mesin TIK listriknya. Dengan bukti tahun 1964 IBM memasarkan mesin Magnetic Tape/ Selectric Typewriter ( MT / ST ) atau mesin TIK yang dapat mengetik dari hasil kata-kata yang sudah direkam.

Kategori pemakaian otomatisasi kantor :

1. Manager : bertugas megelola sumber daya perusahan dalam hal SDM.
2. Profesional : biasanya tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya.
3. Sekretaris : bertugas dalam menangani korespodensi, menjawab telapon, dan mengatur jadwal pertemuan.